3 eenvoudige technieken die je nu kunt toepassen voor een productieve dag

Door Youri Sparks in Ondernemen, Tips & Tricks
08 aug · 7 min leestijd

De ene dag vlieg je door je to-do lijst, heb je nog voor de lunch je belangrijkste taken afgerond en kun je de hele wereld aan. De volgende dag staat de tijd stil, duurt een simpele opdracht uren en is elk voorbij vliegend stofje interessanter dan datgene waar je mee bezig zou moeten zijn.

Jouw vermogen om productief te zijn, is een van de belangrijkste bepalende factoren voor je succes. Degenen die in staat zijn om consistent hoge kwaliteit resultaten te produceren, zijn degenen die vooruitgang boeken in het bedrijfsleven en het leven.

Echter, in een wereld waar afleidingen overvloedig aanwezig zijn en taken nooit lijken te eindigen, kan het een hele uitdaging zijn om daadwerkelijk zeer productief te zijn en de dingen te doen die je zou moeten doen.

CLIX deelt drie productiviteit technieken die je nu gelijk kunt toepassen om je dag zeer productief te maken.

Tip 1: Maak een ‘succeslijst’ met behulp van de ABCDE-methode

In plaats van een to-do list te maken, raad ik je aan een ‘succeslijst‘ te maken. Hoewel de twee erg op elkaar lijken, is er een fundamenteel verschil tussen beiden: Waar een to-do list geen onderscheid maakt tussen het belang van taken, doet een succeslijst dat wel.

Als je bijvoorbeeld 14 items op je to-do list hebt staan, zijn er altijd een paar taken die veel belangrijker zijn dan andere. Voordat je het weet, streep je veel van je to-do’s af, zonder enige echte vooruitgang te boeken.

Een van de beste methodes om dit te voorkomen is de ABCD-methode. Voor elk item dat op je succeslijst plaatst, wijs je een A, B, C of D toe.

Je wijst een ‘A’ toe aan 1 tot 3 taken die de meest waardevolle en belangrijkste taken voor de dag zijn. Je wilt deze taken nooit uitstellen, omdat ze het grootste voordeel hebben als je ze wel uitvoert, en het grootste nadeel als je ze niet uitvoert.

Als je meerdere ‘A’-taken hebt, moet je belangrijkste taak worden gelabeld als A1, gevolgd door A2 en A3.

Vervolgens wijs je een ‘B’ toe aan die taken die enigszins waardevol en enigszins belangrijk zijn – maar niet zo veel als ‘A’-taken. Het is goed om deze taken gedaan te krijgen, maar ze mogen je ‘A’-taken nooit in de weg zitten.

Vervolgens wijs je een ‘C’ toe aan alle taken die niet zoveel waarde toevoegen. Dit is het typische ‘drukke werk’ waar we uren aan kunnen werken terwijl we niet echt iets zinvols doen.

En, last but not least, wijs je een ‘D’ toe aan alle taken die je moet overdragen, omdat iemand anders het sneller, beter of goedkoper kan doen.

Belangrijk: zorg dat je al je ‘A’-taken af hebt voordat je begint aan je ‘B’-taken. Zo voorkom je uitstelgedrag en maak je optimaal gebruik van je energie (die opraakt naarmate de dag vordert).

Tip 2: Plan je dag op basis van je succeslijst

Op basis van je gemaakte ‘succeslijst’, kun je nu beginnen met het plannen van je dag. Door je dag in te delen, creëer je de exacte duidelijkheid over wat je wanneer gaat doen. Dit is een hele eenvoudige productiviteits techniek, maar het is essentieel om echt te doen wat je van plan was.
In plaats van in gedachten te houden wanneer je wat moet doen, creëer je in feite een plan om je doelen te bereiken voor die dag.

Onderzoek* heeft aangetoond dat het maken van een implementatie-intentie leidt tot een succespercentage van 91%. Implementatie-intentie is het beschrijven van welke acties je wanneer gaat doen om daarmee een doel te bereiken.

De deelnemers bij het onderzoek die niet hadden gespecificeerd waaraan en wanneer ze zouden werken, hadden slechts een slagingspercentage van 34%. Een erg groot verschil voor zo’n kleine en eenvoudige productiviteits techniek.

Stel bij het plannen van je dag de belangrijkste taken (A-taken) aan het begin van de dag in, terwijl je hersenen nog steeds de energie hebben om zich diep in te spannen.

Tip 3: Pas de wet van Parkinson op je taken toe

De wet van Parkinson stelt dat ‘de tijd die je krijgt om een taak af te ronden ook waarschijnlijk gebruikt gaat worden’. Wat betekent dat als je jezelf een hele dag geeft om een ​​taak van 2 uur te voltooien, de taak dan (psychologisch gesproken) in moeilijkheid zal toenemen en ontmoedigend zal worden.
Je neemt in feite de hele dag om deze relatief kleine taak te volbrengen.

Het is niet dat deze extra tijd echt de kwaliteit van het werk verbetert. In plaats daarvan wordt het grootste deel van de extra tijd weggegooid; uitstellend, peinzend over irrelevante details en afgeleid door dingen zoals e-mail en sociale media.

Daarom is de essentie van de wet van Parkinson om deadlines vast te stellen die veel korter zijn dan ooit tevoren. Dit dwingt je om je op de essentie te concentreren, afleiding te voorkomen en te stoppen met uitstellen – waardoor je extreem productief bent omdat je gedwongen wordt om het beste uit je tijd te halen.

Wanneer je te veel tijd beschikbaar hebt om een ​​taak te voltooien, voel je niet de noodzaak, motivatie of druk om met focus en intensiteit te werken. Er is ruimte beschikbaar om tijd te verspillen, dus je zult (onbewust) gebruik maken van deze ruimte. De oplossing is om je deadlines korter te maken. Veel korter.

Probeer zelfs je deadlines in tweeën te knippen. Als je normaal 4 uur zou doen om een ​​A-taak te voltooien, kijk dan of je het binnen 2 uur kunt afmaken. Dit lijkt in het begin misschien niet realistisch, maar je kunt jezelf verbazen over hoe veel productiever je wordt als je tijd beperkt is. Het is zeer waarschijnlijk dat je manieren zult vinden om dit binnen de beperkte tijd te doen – en het goed te doen.

Als je de nieuwe deadline niet kunt maken, moet je ofwel (1) naar waarheid analyseren of je nog steeds nagedacht hebt over irrelevante details of dat je nog steeds tijd verspilt aan zinloze afleiding, of (2) de deadline een beetje losser maakt totdat je de ideale sweet spot hebt gevonden.